Calculer le retour sur investissement (ROI) d’un projet logiciel

Avant de se lancer dans le déploiement d’un progiciel (type ERP, CRM, SIRH ou autre) au sein d’une entreprise, il est intéressant de calculer le ROI de ce projet (pas le roi avec sa couronne🤴, mais bien le Return On Investment, ou Retour Sur Investissement 💰).

Le calcul du ROI permet une prise de décision éclairée et un choix d’outil adapté aux processus métiers tout en étant bénéfique financièrement.

A première vue, calculer un ROI semble assez simple : il faut estimer les bénéfices financiers associés au projet et les coûts, puis les comparer.

En réalité, c’est un exercice un peu plus complexe qu’il n’y paraît. Le calcul du ROI sera unique pour chaque entreprise, puisqu’il dépend beaucoup du contexte de l’entreprise : processus internes, outils déjà en place, secteur d’activité, culture d’entreprise, acceptabilité du changement, etc.

Dans un premier temps, comment estimer les bénéfices liés au déploiement d’un outil ?

Et ensuite, comment être certain d’estimer correctement et de façon exhaustive les coûts du projet ?

Estimer les bénéfices associés au projet

Pour commencer, il faut faire l’analyse de l’existant :

  • Lister tous les processus métiers potentiellement concernés par le logiciel, et les décrire de façon exhaustive, tâche par tâche.
  • Pour chacune des tâches, identifier :
    • Les acteurs concernés (ex : service RH, managers, etc)
    • Le temps passé et la récurrence
    • La forme actuelle (progiciel existant, fichier excel, email ?)
    • La criticité des données traitées
    • Les éventuels risques (juridiques, financiers, sécurité) liés au fonctionnement actuel

Cette analyse peut se faire sous la forme d’un tableau, comme ci-dessous, avec un exemple de processus RH :

Figure 1 : Exemple de description d'un processus métier
Figure 1: Exemple de description d’un processus métier

  • Lister les outils existants, qui seront éventuellement remplacés par le nouvel outil, et les coûts associés (licences, maintenance, etc)

Cette première analyse permet d’estimer le gain financier lié au déploiement de l’outil, en fonction du temps passé sur des tâches automatisables, du salaire horaire des acteurs effectuant la tâche, et du coût des outils en place. En plus du gain financier, cela permet de mettre en avant un bénéfice non-financier (enfin, pas directement) : la couverture de certains risques.

Grâce à cet état des lieux, l’entreprise peut donc identifier les processus à automatiser en priorité, en fonction du gain associé.

Estimer les coûts du projet

On distingue 2 types de coûts : les coûts externes et les coûts internes.

Coûts externes :

Pour estimer les coûts du projet, il est nécessaire de consulter les éditeurs du marché. Pour cela il est important de rédiger un cahier des charges pour avoir un support de discussion avec les éditeurs, et de présélectionner les éditeurs les plus pertinents.

L’analyse des informations financières et devis fournis par les éditeurs permet de préciser l’enveloppe budgétaire associée au déploiement du progiciel dans l’entreprise.

Les coûts éditeurs se décomposent en 2 types :

  • Les coûts liés au déploiement du logiciel :
    • Ateliers d’analyse
    • Paramétrage de l’outil
    • Mise en place des interfaces
    • Reprise de données des anciens outils
    • Formation des administrateurs et utilisateurs avancés
  • Les coûts récurrents, une fois que le logiciel est en production et utilisé dans l’entreprise :
    • Coûts de licences, en fonction de l’effectif et du nombre d’utilisateurs avancés
    • Coûts de maintenance
    • Coûts liés à l’utilisation du support
    • Coûts additionnels récurrents (ex : stockage)

En plus des coûts de l’éditeur, l’entreprise peut choisir de se faire accompagner par un consultant externe pour la mise en place du progiciel, ce qui est bien entendu à prendre en compte dans les coûts projet.

Coûts internes :

Des coûts internes sont également à prévoir, et sont non négligeables dans le calcul du ROI :

En phase de déploiement :

  • Participation aux ateliers de définition des paramétrages et workflows
  • Participation à la recette
  • Formation des utilisateurs

En phase de Run :

  • Une fois la solution déployée, des coûts récurrents sont à prévoir :
    • Support utilisateur
    • Administration de l’outil
    • Dans le cas d’une solution On-Premise (l’entreprise gère elle-même l’hébergement de la solution, au contraire d’une solution en SaaS), il faut aussi prendre en considération les coûts de maintenance de l’infrastructure.

Représenter le ROI

Le ROI peut être exprimé sous forme de pourcentage : Gains estimés / Coûts x 100 ou sous forme de montant, mais il est aussi intéressant de le représenter lissé dans le temps.

En effet, le déploiement d’un progiciel de gestion s’avère rarement rentable immédiatement. Représenter le ROI sur plusieurs années permet d’identifier le moment à partir duquel les coûts initiaux liés au déploiement sont compensés par les gains liés à l’automatisation des processus.

Pour cela il est nécessaire de se baser sur une projection de la croissance des effectifs, puisque cela impacte directement les coûts de licence du produit, mais aussi les gains de temps sur certaines tâches automatisées qui sont proportionnelles aux effectifs.

Cela peut être représenté de façon graphique. L’exemple ci-dessous montre l’évolution d’un ROI sur 8 années, avec un déploiement en 2 ans, et donc des coûts de déploiement lissés sur les 2 premières années, qui sont ensuite compensés par les gains obtenus par l’utilisation du logiciel.

On voit que le projet devient rentable à partir de la 4ème année :

Figure 2 : Représentation graphique du ROI cumulé
Figure 2: Représentation graphique du ROI cumulé

La durée à partir de laquelle les coûts d’investissement sont compensés par les gains s’appelle la Payback Period, ou encore délai de récupération. Les décideurs peuvent aussi se baser sur cet indicateur financier pour comparer plusieurs solutions qui s’offrent à eux.

Conclusion

Deux points pour conclure :

  • Premier point : le calcul d’un ROI est déjà un investissement en soi ! En effet, l’analyse des processus existants dans l’entreprise et l’identification des bénéfices potentiels représente une certaine charge de travail pour les équipes concernées, de même que la rédaction d’un cahier des charges, et les échanges avec les éditeurs lors de l’analyse des solutions du marché.
  • Deuxième point : certains bénéfices et risques liés à la mise en place d’un progiciel sont très difficiles à traduire sous forme de données financières. On peut penser notamment à :
    • La réduction des risques (juridiques ou autres) liés au fonctionnement actuel
    • La suppression de certains coûts de ‘non-qualité’
    • Les opportunités: amélioration de l’image client grâce à des processus mieux maitrisés, augmentation du chiffre d’affaires associée, engagement des salariés qui pourraient être plus satisfaits de travailler avec des outils mieux adaptés.
    • Les risques liés au déploiement de l’outil: conduite du changement, difficultés techniques, etc.

Références

The Most Common Mistake People Make In Calculating ROI (hbr.org)

ProjectManagement.com – Demystifying Return On Investment (the ROI)